Continuando con la serie de entradas, que iniciamos ayer, sobre los órganos gestores de una Comunidad de Propietarios, vamos a hablar hoy sobre el Secretario, cargo que suele estar ausente en las reuniones, ya que sus funciones las realiza, salvo que se pacte lo contrario, el Administrador. ¿Por qué?, pues porque, como veremos a continuación, tiene mucho que ver con tareas administrativas y custodia de documentación.
Sus tareas, resumidas en los 5 puntos que os expongo a continuación, son las siguientes:
1. Recibir la comunicación del domicilio a efectos de citaciones y notificaciones, así como cualquier cambio que se produzca sobre la titularidad de viviendas o locales, por parte de sus dueños y con estos datos, practicar citaciones y/o notificaciones.
2. Redacción de las actas de las Juntas de Propietarios que deberán de contar con su firma y la del Presidente y proceder a la subsanación de defectos y errores, en caso de haberlos.
3. Recibir los votos discrepantes de los propietarios ausentes de la Junta en aquello casos contemplados en el artículo 17 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH).
4. Custodiar los Libros de Actas de la Junta de Propietarios y conservar, durante cinco años, desde que se hayan producido, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y cualquier otro documento que se considere relevante y tenga que ver la comunidad.
5. Certificar diversos acuerdos que adopte la Junta de Propietarios, por ejemplo la liquidación de deudas mantenidas con la Comunidad, los trámites necesarios para iniciar el proceso monitorio contra un propietario moroso o el estado de deudas de una vivienda o local cuando se va a transmitir su propiedad.
Como podéis ver, cuando una comunidad de propietarios contrata los servicios de un administrador de fincas colegiado, salvo que se pacte lo contrario (caso prácticamente inexistente), es este el que realiza las funciones del secretario.
Como os digo cada vez que escribo una entrada, si después de haber leído esta entrada, tienes alguna duda porque no te ha quedado claro algo de lo aquí expuesto, puedes contactar conmigo y estaré encantada de intentar solucionarla.
Mañana, más.
Alicia.
Alicia Castillo Llorens, una destacada abogada con número de colegiación 5089 del Colegio de abogados de Valencia, ha acumulado una valiosa experiencia de más de 40 años ejerciendo como letrada en pleno ejercicio de la profesión.