En las comunidades de vecinos, la colaboración entre el presidente de la comunidad y el administrador de fincas es fundamental para el correcto funcionamiento y gestión de los asuntos comunitarios. Ambos desempeñan papeles esenciales, y aunque sus funciones pueden solaparse en ocasiones, cada uno tiene atribuciones específicas que facilitan la convivencia y administración en la comunidad.
Definición de roles
¿Qué es un presidente de comunidad?
El presidente de la comunidad es un propietario designado, normalmente por elección entre los vecinos, para representar a la comunidad de propietarios. Es la figura principal en la estructura administrativa de la comunidad y se encarga de velar por los intereses comunes de todos los miembros. La elección del presidente puede realizarse de manera anual o bianual, conforme a lo que estipule el reglamento interno.
Entre las responsabilidades generales que asume el presidente de la comunidad, encontramos la representación de los propietarios ante terceros, como las administraciones públicas y proveedores. El presidente también actúa como mediador en caso de conflictos entre vecinos y dirige las reuniones de la comunidad.
¿Qué es un administrador de propiedades?
El administrador de propiedades, conocido también como administrador de fincas, es un profesional externo contratado por la comunidad para gestionar sus asuntos de manera eficiente. Se encarga de la gestión diaria y la administración de todas las áreas que requieren conocimientos técnicos y legales específicos.
Este profesional aporta un enfoque objetivo y especializado a la gestión comunitaria. Al ser externo, facilita una visión imparcial en la toma de decisiones. Además, gestiona la documentación administrativa y contable, lo que permite mantener unas cuentas claras y transparentes.
Funciones y responsabilidades del presidente de la comunidad
Deberes administrativos
El presidente de la comunidad tiene diversas obligaciones administrativas. Una de ellas es garantizar la correcta aplicación de los acuerdos adoptados en las reuniones vecinales. Además, debe facilitar la información pertinente sobre las decisiones y eventos importantes a todos los propietarios para asegurar la transparencia en la gestión.
- Convocar las reuniones ordinarias y extraordinarias de los vecinos.
- Velar por el cumplimiento de las normas internas establecidas por la comunidad.
Representación de los propietarios
Otra función primordial del presidente es representar a los propietarios ante organismos públicos y privados. Esto incluye firmar contratos en nombre de la comunidad y tratar con proveedores o contratistas para servicios y obras.
Ser la cara visible de la comunidad viene con su dosis de responsabilidad y requiere habilidades de liderazgo y negociación para asegurar soluciones beneficiosas para todos.
Gestión de reuniones
La adecuada gestión de las reuniones de propietarios es otra función crucial para el presidente. Debe confeccionar el orden del día, moderar las discusiones y promover el debate constructivo. Su papel es esencial para alcanzar decisiones consensuadas y justas.
Al finalizar, el presidente debe garantizar que las actas de las reuniones sean redactadas y mantenidas correctamente, sirviendo como registros oficiales para la comunidad.
Funciones y responsabilidades del administrador
Gestión de mantenimiento
El administrador de fincas se encarga de la supervisión del mantenimiento de las áreas comunes, asegurándose de que las instalaciones estén en condiciones adecuadas y que las reparaciones necesarias se realicen a tiempo.
- Contratación de servicios para el mantenimiento del edificio.
- Supervisión de obras menores y mayores.
Supervisión de finanzas
La supervisión de las finanzas es una responsabilidad clave del administrador. Se encarga de la elaboración y gestión del presupuesto anual, así como de la recaudación de las cuotas de la comunidad. Además, es responsable de presentar informes financieros claros para su revisión durante las reuniones de vecinos.
El administrador debe velar por una gestión económica equilibrada, priorizando los gastos necesarios y asegurando que la comunidad mantenga un fondo de reserva adecuado.
Diferencias clave entre el presidente y el administrador de fincas
Tareas de gestión económica y administrativa
Aunque ambos trabajan de la mano, sus responsabilidades en la gestión económica y administrativa son distintas. El administrador gestiona el día a día de las finanzas y el presupuesto, mientras que el presidente toma decisiones más estratégicas y a más largo plazo sobre cómo los recursos deben ser distribuidos o invertidos.
Supervisión de obras y mantenimiento del edificio
El presidente podría estar involucrado en las grandes decisiones relacionadas con obras y mantenimientos significativos, como aprobar presupuestos o elegir entre distintos proveedores. El administrador, sin embargo, es el que coordina la ejecución diaria de estas tareas.
Ambos deben trabajar de manera sincronizada para asegurarse de que las iniciativas de mantenimiento se realicen conforme a lo planificado y sin afectar al presupuesto de la comunidad.
Soporte legal y técnico a la comunidad
El administrador de fincas provee el soporte legal y técnico necesario, asesorando a la comunidad en la normativa vigente o en casos de litigios. Mientras que el presidente actúa más como un interlocutor que facilita la comunicación entre el administrador y los vecinos, garantizando que todos comprendan las implicaciones legales de las decisiones a tomar.
¿Qué pasa si la comunidad no cuenta con un administrador profesional?
Funciones extra que debe asumir el presidente
En ausencia de un administrador profesional, el presidente debe asumir una carga adicional de tareas, que incluyen la gestión financiera y la administración de las reparaciones y el mantenimiento del edificio. Esto incrementa el tiempo y esfuerzo requeridos de su parte.
- Elaboración y revisión del presupuesto comunitario.
- Seguimiento de las tareas de mantenimiento y reparaciones.
Consecuencias en la organización y operativa de la comunidad
Sin un administrador profesional, la calidad de la gestión puede verse comprometida, incrementando las dificultades organizativas dentro de la comunidad. Además, la falta de experiencia en la gestión administrativa y financiera puede conllevar riesgos de ineficiencias económicas y legales.
Ante esta situación, es recomendable que el presidente busque asesoría externa para aspectos críticos como los legales o financieros, a fin de evitar errores que puedan repercutir negativamente en la comunidad.
