El cambio de administrador de fincas es un proceso que muchos conjuntos residenciales o comunidades de propietarios contemplan en algún momento para mejorar la gestión, obtener mejores servicios o adaptarse a nuevas necesidades. Aunque la idea parece sencilla, en la práctica hay múltiples aspectos que considerar para que el cambio se realice de forma ordenada y sin generar malestar entre los vecinos.
En este artículo, te presentamos toda la información que necesitas para entender cuándo y cómo realizar un cambio de administrador, qué pasos seguir y la relevancia de contar con profesionales que garanticen una gestión adecuada y transparente.
Motivos que generan dudas al cambiar de administrador de fincas
La decisión de cambiar de administrador puede generar incertidumbre y cierto rechazo entre los propietarios. Esto se debe a varios factores que influyen en la percepción que se tiene sobre la figura del administrador y el impacto que tiene su gestión en la comunidad.
- Miedo a lo desconocido: Un cambio implica modificar una situación ya establecida, lo que puede generar desconfianza inicial.
- Preocupación por el coste: Se cree que el cambio puede aumentar los gastos o generar costes adicionales inesperados.
- Falta de información formal: No conocer bien el proceso legal o administrativo del cambio puede frenar las decisiones.
Así, muchas comunidades prefieren mantener al administrador actual, pese a que existan razones válidas para escoger una nueva gestión que beneficie a todos los propietarios.
La figura del administrador genera respeto y cierta autoridad
El administrador de fincas ocupa un papel de confianza y liderazgo dentro de la comunidad, lo cual hace que su rol se perciba con respeto. Es una persona que maneja recursos económicos, documentación legal y relaciones con proveedores, lo que otorga una responsabilidad relevante.
Esta percepción de autoridad, aunque positiva, puede generar resistencia a la hora de plantear un cambio. Como señala el abogado experto en comunidades de propietarios, Antonio Torres, “la relación establecida suele trascender la mera gestión administrativa y se convierte en una relación de confianza que no es fácil de romper”.
El cambio suele percibirse como un conflicto vecinal
En multitud de casos, proponer un cambio de administrador se asocia con un desencuentro entre vecinos o con quejas dirigidas hacia la figura actual. Esto provoca que el cambio pueda verse como un «conflicto» o motivo de discordia.
Este enfoque puede hacer que la idea se descarte sin valorar los beneficios que una nueva gestión podría aportar, incluyendo:
- Mejora en la comunicación interna.
- Optimización de gastos y proveedores.
- Mayor transparencia en informes y actas.
Por ese motivo, es importante abordar el cambio desde una perspectiva profesional y objetiva, enfocándose en la mejora global y en el bienestar de la comunidad.
Pasos para cambiar de administrador contratando uno nuevo
Cuando la comunidad decide sustituir al administrador y tiene ya un profesional o empresa seleccionada para asumir el cargo, el procedimiento es más directo pero debe cumplirse con las formalidades legales establecidas.
- 1.Consulta en junta de propietarios: Se convoca una reunión para exponer la propuesta de cambio y votar al nuevo candidato.
- 2.Aprobación del cambio: La decisión debe obtener mayoría simple o el porcentaje estipulado en los estatutos para que sea válida.
- 3.Notificación por escrito al administrador que cesa: Se debe comunicar formalmente la decisión y respetar los plazos de preaviso.
- 4.Firma de contrato con el nuevo administrador: Se establecen las condiciones y responsabilidades de su gestión.
- 5.Transferencia de documentación y cuentas: El administrador saliente debe entregar toda la información pertinente.
- 6.Informar a las partes interesadas: Bancos, proveedores y servicios deben ser notificados del cambio.
Este método es recomendable para evitar interrupciones en la gestión del inmueble y asegurar una transición rápida.
Pasos para cambiar de administrador sin contratar previamente otro
En ocasiones, la comunidad decide cesar al administrador actual sin haber elegido a un sucesor. Este escenario requiere un proceso más cuidadoso y ordenado para evitar vacíos en la administración o problemas legales.
A continuación, detallamos la manera en que se puede llevar a cabo este tipo de cambio:
Convocar una junta extraordinaria es más fácil de lo que parece
La junta extraordinaria es la vía habitual para tratar asuntos urgentes o que requieren una decisión rápida, como el cambio de administrador. A pesar de que algunos vecinos creen que su convocatoria es complicada, la ley establece procedimientos claros y accesibles.
En general, es suficiente con reunir a un número mínimo de propietarios o contar con la iniciativa de algunos comunitarios para solicitarla formalmente.
Paso 1: redactar la convocatoria de junta para el cambio de administrador
La convocatoria debe ser clara, precisa y contener toda la información necesaria para que los propietarios puedan prepararse adecuadamente. Algunos puntos importantes son:
- Fecha, hora y lugar de la reunión.
- Orden del día específico que incluya el punto del cambio de administrador.
- Modo de celebración: presencial, telemática o mixta.
- Plazo suficiente para que todos reciban la notificación.
Una convocatoria bien redactada aumenta las probabilidades de quórum suficiente y participación efectiva.
Paso 2: orden del día obligatorio para formalizar el cambio
El orden del día es la lista de temas que se abordarán en la junta y, para que la decisión sea válida, debe incluir:
- La aprobación del cese del actual administrador.
- La designación provisional o definitiva de un nuevo administrador, si se tiene a alguien seleccionado.
- En caso de no contar con sustituto, establecer mecanismos temporales para la gestión.
Este punto es fundamental para que la votación y acuerdos sean efectivos y cumplan con la normativa vigente.
Paso 3: ¿quién puede convocar legalmente la junta?
La ley y los estatutos comunitarios suelen establecer quiénes pueden convocar la junta. Usualmente, los siguientes pueden hacerlo:
- El presidente de la comunidad.
- Comité de la comunidad o consejo rector.
- Un porcentaje mínimo de propietarios, que normalmente es del 25% del total.
Si el presidente no convoca y existe una necesidad urgente, los propietarios pueden solicitar la convocatoria y ejercer su derecho legal para hacerlo.
Paso 4: redacción del acta tras el acuerdo de cambio
Una vez aprobada la decisión, es imprescindible que el secretario redacte un acta detallada en la que consten los puntos tratados, los acuerdos adoptados y los votos a favor o en contra. Esta documentación sirve para:
- Formalizar la modificación ante terceros.
- Evitar futuras discrepancias o reclamaciones.
- Permitir el registro del cambio en los organismos competentes.
El acta debe ser firmada por el presidente y secretario, y posteriormente distribuida entre todos los propietarios.
La impotancia de contar con Alicia Castillo como administrador de fincas
Elegir un administrador de fincas con la trayectoria y profesionalismo de Alicia Castillo es clave para garantizar una administración transparente, comunicativa y adaptada a las necesidades reales de la comunidad.
- Experiencia comprobada: Alicia tiene años de trabajo gestionando diferentes tipos de propiedades, lo que le permite ofrecer soluciones personalizadas.
- Atención cercana: Su compromiso con los propietarios asegura respuestas rápidas y claras ante cualquier consulta o incidencia.
- Transparencia absoluta: Facilita informes detallados y claros que permiten supervisar cada gasto y trámite administrativo.
Para una comunidad que desea dar un paso hacia una mejor gestión, contar con una profesional como Alicia Castillo representa un valor añadido y una garantía de éxito en el cambio de administrador de fincas.
